Чек-лист - верный помощник вашему тайм-менеджменту. Чек-лист для внутреннего аудита — функции, нормативное регулирование и понятные примеры

Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз? Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки? Если да - тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.

Чек лист (Check list - контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.

Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию - подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь - не напечатанные вовремя флаера - может стоить половины бюджета.

Чек листы могут применяться в самых разных сферах: существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.

Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.

Правила составления чек листов

1. Один пункт - одна операция

Пункты чек листа - это минимальные полные операции. Что это значит?

Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис - это 2 разные операции.

Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами

* визитки заказаны
* визитки доставлены в офис

2. Пункты написаны в утвердительной форме

Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме - “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку “заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.

3. Оптимальное количество пунктов - до 20

Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов - до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.

Пример чек листа:

Эффективное внедрение чек листов

1. Тестирование

После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

2. Оформление

Чек лист должен выглядеть эстетично - тогда с ним будет приятней работать.

3. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек листов

* Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
* Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
* Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
* Взаимозаменяемость сотрудников.

Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете

Комментарии ( 13 )

Узнал я про чеклист следующим манером. Когда я в первый раз работал над проектом одной очень (слишком) большой западной корпорации, я был просто поражен уровнем царящей там бюрократии. Бумажки летали вокруг меня, как бабочки возле фиалок и незабудок, каждое пришедшее электронное письмо начиналось со слова ASAP и содержало всю предыдущую переписку по данному вопросу с аннотациями и резолюциями, по самым незначительным вопросам требовалось созывать конференции. Главным же явлением этой общественно-политической жизни являлись разнообразные бумажки (обычно весьма объёмные), в начале которых стояло слово checklist.
Я сразу же их возненавидел.
Более трети моего времени я посвящал их заполнению. Заполнив, я нёс их менеджеру, который с омерзением их читал, после чего мы считали итоговый балл, отправляли чеклист фельдкурьером, а полученную сумму сообщали буржуинам по телефону. Буржуины говорили "Не дрейфь, робяты! Осталось немного...", после чего устраивали заседание часа на четыре, по истечении которых звонили сами и повторяли "Не дрейфь, робяты! Осталось немного...". Меня рвало. Я никак не мог понять, зачем им вся эта чепуха.
Потом понял.
Я понял, что нельзя получить хороший результат, если сам не знаешь, что хочешь. А если знаешь, что хочешь, проще всего написать бумажку со списком требований и дать её исполнителю. Пущай сам определяет степень готовности работы. Более того, ещё лучше дать каждому свойству готовой работы весовой коэффициент (например, "отсутствие грамматических ошибок - 4%"), и считать работу выполненной, если сумма коэффициентов больше близкого к сотне числа (например, 97%). Благодаря этому исполнителю не требуется волноваться по поводу качества работы - от него требуется только соблюдать все изложенные в списке требования, а заказчик может быстро проверить качество выполнения, выборочно проверив отдельные параграфы. И эта бумажка называется чеклистом.
Осознав это, я тоже стал бюрократом... :)

Ответить

Общие правила для сотрудников офиса

1. Ваш рабочий режим: Понедельник-пятница: с 9-00 до 18-00 часов (обед с 13-00 до 14-00ч). Не опаздывать и не отлучаться без уважительных причин.
2. В рабочее время исполнять свои непосредственные обязанности согласно Должностной инструкции (смотреть в папке).
3. Каждый час проверять рабочую электронную почту. Сразу же отвечать на электронные письма, требующие немедленного ответа. По несрочным сообщениями отвечать в установленные сроки. Докладывать руководителю, если по содержанию послания есть вопросы.
4. По поступающей документации (и бумажной и электронной) сразу же принимать одно из следующих решений согласно проведенного инструктажа по тайм-менеджменту: 1) Выполнять немедленно, 2) Перепоручить (по компетенции), 3) Отложить (установить дату выполнения) , 4) Выбросить (убедитесь, что это действительно не нужно).
Отложенные документы должны быть исполнены в срок.
5. Служебные письма и бумажные и электронные писать по образцу (смотреть образцы в папке).
6. Письма и телефонные или электронные сообщения таких организаций как: налоговый комитет, другие гос.органы, важные поставщики или клиенты – сразу же сообщать руководителю.
7. Отвечать на телефонные звонки. С клиентами разговаривать доброжелательно, стараясь максимально понять и помочь в решении его проблемы, в тоже время, соблюдая интересы нашей фирмы.
8. Открывать шторы на окнах утром (после восхода солнца)и закрывать шторы вечером (сразу после захода солнца). Отключать компьютеры, за которым никто не работает. Отключать ненужные приборы.
9. Следить за порядком в офисе. Свет в разных частях офиса включать по необходимости. Выключать свет в туалете, после выхода оттуда. Мусорные корзины не должны переполняться и излучать неприятные запахи. Обеденный стол после использования приводить в порядок. Посуду мыть и убирать в шкаф.
10. Рабочие столы должны быть чистые, документы сложены в стопки, канцелярские принадлежности должны быть на своих подставках, инструменты и принадлежности должны храниться в установленном для них порядке.
11. Шкафы с документами (папками-скоросшивателями) должны выглядеть точно так, как в утвержденной схеме. (схему смотреть в папке).
12. Цветы и прочие предметы декорации должны содержаться в требуемом виде (цветы нужно поливать, портреты-плакаты поправлять).
13. Все предметы, взятые для кратковременного использования, должны быть возвращены на исходное место или владельцу. Стулья, взятые для рассадки клиентов, возвращать на свои места сразу же после ухода гостей.
14. Следить за состоянием и сохранностью вверенного имущества. Проверять баланс на служебных и личных телефонах, следить за состоянием компьютеров и флеш-накопителей, за работоспособностью локальной сети и связи с Интернетом. Скайп и майл-агент должны быть включенными. На онлайн- обращения отвечать по возможности быстро.
15. При обнаружение проблем с техникой (например, с принтером) действовать по соответствующим чек-листам (смотреть в папке)
16. Фиксировать значимые события письменно: кому, когда, что требовалось? Докладывать обо всех происшествиях руководителю. Не принимать решений по вопросам, выходящим за рамки ваших обязанностей (полномочий).
17. Предметы личных увлечений, хобби (игрушки, худож.книги, и т.п.) не должны находится на рабочих местах. Не злоупотреблять в рабочее время занятиями не связанными с исполнением должностных обязанностей (личная переписка в интернете, компьютерные игры).
18. Свободно время (паузы в работе) посвящать чтению профессиональной литературы, изучению новых способов исполнения должностных обязанностей.

Ответить

Сказать Вам, что я хочу у Вас работать после ознакомления с Вашими сообщениями было бы поспешно, но... Я точно могу сказать, что если ЭТО действительно часть Вашей работы, для меня будет честью поработать с Вами.

Ответить

И запомните слова сказанные больше 100 лет назад.
«Никакая инструкцiя не можетъ перечислить всехъ обязанностей должностного лица, предусмотреть все отдельные случаи и дать впередъ соответствующiе указанiя, а поэтому господа инженеры должны проявить инициативу и, руководствуясъ знанiями своей спецiальности и пользой дела прилагать все усилiя для оправданiя своего назначения.»

Циркуляръ Морского технического комитета № 15 отъ ноября 29 дня 1910 года
Российская империя

Ответить

Рауан, Вы справедливо привели пример ИНСТРУКЦИИ.
И в ней есть ссылка (с пользой) на чек-листы (п.15 Инструкции).
Так что Вы сами подтвердили, что речь идет о двух разных документах.
См. ниже мой пост о Чек-листах.

Ответить

Как говорят военные в адрес гражданских лиц: "Если вы такие умные, то почему строем не ходите?")) если призадуматься, то за этими словами стоит великая сермяжная правда.. она же суконная.. она же домотканая (с)

Ответить
Все это правильно. Но как-то грустно. Давным давно, в бытность мою главным инженером, нечто подобное потребовала от нас всех наш директор. Называлось это "хронометраж рабочего времени". Это из тайм-менеджмента как и то, что предлагается автором. Эффективность оное повышает. Но напрочь убивает креативность. Ведь подумайте, Вы таким способом программируете всех сотрудников под свою собственную технологию исполнения задания. А если оная несовершенна? Может у кого-то из сотрудников сможет родиться нечто "прорывное", если оный трудится свободно. А чек-лист, на мой взгляд - из разряда "я начальник, посему умнее меня может быть только вышестоящий начальник". Мне присуще требовать от подчиненных только результат правильно поставленной и истолкованной задачи. Я "забрасываю" задачу своему коллективу как "в черный ящик". Но внутри сего "черного ящика" обработка ведется уже по технологиям этого самого "черного ящика". Ну, естественно, это не исключает обратных связей, коль непонятно что-то, или же есть проблемы в решениях. Бывает что и задача сама по себе руководством ставится невыполнимая. Или рождается некий кардинально другой вариант решения. Моя же задача, как начальника, получить данные, правильно "ввести их в коллектив", и транслировать готовое решение руководству. Или грамотно обосновать невозможность исполнения. Но я стараюсь никогда не вмешиваться в технологию. И создаю я свою технологию только в том случае, ежели сам беру на себя выполнение задачи. Вот тогда, при желании, могу написать для самого себя нечто подобное чек-листу...
(сайт не работает).

Важным дополнением к чек-листам и инструментом физической, организационной и психологической безопасности в путешествии, могут являться копии всех документов в комплекте вместе со СПЕЦИАЛЬНЫМ СПИСКОМ.
Это СПИСОК телефонов страховых компаний, консульств России и полиции в странах по маршруту движения, доверенных лиц в России и всех телефонов членов группы (основные номера и дополнительные, российские и туристические, а также пин-коды сим-карт). СПИСОК должен быть у каждого члена группы всегда при себе, в укромном месте, вместе с резервной суммой денег, резервной банковской картой и КОМПЛЕКТОМ ксерокопий важных документов. Копии списка и документов также должны храниться в автомобиле, в известном каждому члену экипажа месте.
Пояснения по использованию комплекта чек-листов
Цифры у некоторых пунктов указывают на разделы Конспекта Семинара, в котором обосновано содержание пункта. По мере готовности отдельных пунктов, ставьте отметки в соответствующем чек-боксе чек-листа: кружок – при подготовке; крестик – при окончательной проверке при посадке в машину. Изготовьте рекомендуемое количество не заполненных копий чек-листов с собой в дорогу. Заполняйте (проверяйте) чек-листы вдвоем.
1.Чек-листы для сборов в путешествие:
1.1.Чек-лист документов 1.2.Чек лист медицины 1.3.Чек-лист техобслуживания автомобиля
1.4.Чек-лист инвентаря в машину 1.5.Чек-лист багажа пассажиров 1.6.Чек-лист продуктов
1.7.Чек-лист финансов и денег 1.8.Чек-лист связи 1.9.Чек-лист поручений
2.Чек-листы для прохождения границ
2.1.Чек-лист выезда из России (СНГ): граница и таможня 2.2.Чек-лист въезда в Шенгенскую страну
2.3.Чек-лист выезда из зоны Шенгена в другую страну 2.4.Чек-лист выезда из Шенгена в СНГ
2.5.Чек-лист въезда в Россию
3.Чек-лист любого выхода из машины члена экипажа на расстояние больше прямой видимости
4.Чек-лист любого выхода из машины всего экипажа в полном составе
5.Чек-лист выхода из машины всего экипажа на несколько часов или на день
6.Чек-лист возвращения в машину 7.Чек-лист остановки на ночлег 8.Чек-лист выезда с ночлега
9.Чек-лист на случай ДТП 10.Чек-лист аренды автомобиля (получение, возврат) 11.СПЕЦИАЛЬНЫЙ СПИСОК

Ответить

Чек-лист менеджера по продажам – это главный инструмент контроля качества и эффективности его работы. С его помощью может осуществляться надзор - во-первых, со стороны руководства, а во-вторых, со стороны самого работника. Как правильно составить чек-лист расскажем в нашей статье, а также приведем пример и покажем образец.

Чек-лист менеджера по продажам: что это и для чего он нужен

Чек-лист – это список задач, которые необходимо выполнить менеджеру по продажам (любому другому менеджеру) в течение какого-то времени, например, рабочего дня.

Это не просто список задач, это список тех задач, которые не просто необходимо выполнить в обязательном порядке, но и проверить их выполнение, отчитаться о выполнении – перед самим собой, перед руководством. Вообще в переводе с английского «лист» – это «список», а «чек» – это «проверка».

Чек-лист для розничного магазина – также эффективный инструмент для того, чтобы не забыть сделать что-то, что является важным и обязательным для выполнения менеджером по продажам.

Темп деловой активности сегодня настолько насыщен, что забыть о чем-то важном на самом деле совсем не сложно: можно забыть и пропустить важную встречу, забыть сделать необходимые закупки, ответить на коммерческое предложение и т. д.

Чек-лист применяется во всех отраслях деятельности, где недопустимо совершать ошибки: в медицине, строительстве, других областях.

Бывает так, что в течение рабочего дня у менеджера буквально нет ни одной свободной минуты не только для отдыха, но и для некоторых важных дел.

Но при этом, если проанализировать результативность по итогам рабочего дня, оказывается, результатов-то особых и нет: как будто много работал, много чего делал, не присел ни разу, а в итоге ничего не сделал.

Такое явление характерно не только для менеджеров по продажам, но и для любой категории работников. Такое случается тогда, когда менеджер не структурирует свой рабочий день так, как было бы лучше, тратит слишком много времени на выполнение малозначительных задач, оставляя мало времени или вовсе не оставляя время на те задачи, которые должны быть в приоритете.

И при этом менеджеру кажется, что он целый день работал, не покладая рук.

Чек-лист помогает решить эту проблему эффективного планирования своего времени. Записав в чек-лист задачи, которые он обязательно должен выполнить в течение дня, менеджеру придется распределить свое время таким образом, чтобы его хватило на выполнение всех задач.

Программа по автоматизации магазина Бизнес.Ру позволит контролировать не только выполнение своих дел вовремя, но и сотрудников. Ставьте подчиненным задачи онлайн и следите за их выполнением в течении дня, при необходимости вносите корректировки.

Чек-лист для руководителя отдела продаж. Видео

Как правильно составить и написать чек-лист

Чек-лист представляет собой таблицу, состоящую из столбцов:

Задача;
Отметка о выполнении;
Примечания.

Это общепринятая, привычная и знакомая многим структура чек-листа. Она может изменяться в зависимости от отрасли, в которой работает тот или иной менеджер.

Есть несколько простых правил, следуя которым можно написать правильный чек-лист, который станет эффективным инструментов управления собственным временем, а также личным помощником менеджеру по продажам и любому другому специалисту фирмы.

Правила эти следующие:

1. Пишите коротко. Необходимо задачи записывать в сокращенном варианте,в виде пунктов, без расшифровки и ненужных пояснений;

2. Пишите нужное. Записывать в чек-лист нужно только те задачи, которые имеют определенную важность и которые менеджер может забыть. Очевидно, что нет необходимости записывать в чек-лист что-то наподобие «Включить компьютер»;

3. Пишите в утвердительной форме. Например, задачи могут выглядеть следующим образом:

Подготовить протокол разногласий по договору с поставщиком N;
Подписать договор с поставщиком N1;
Отправить коммерческое предложение покупателю N2.

Некоторые специалисты в области менеджмента и ритейла говорят, что задачи можно писать не в утвердительной форме, но даже в прошедшем времени.

Якобы такая форма записи задач в чек-листе повышает личную ответственность менеджеров и, соответственно, повышает эффективность работы именно этого менеджера (каждого из них).

В таком случае те же задачи будут выглядеть следующим образом (пример):

Подготовил протокол разногласий по договору с поставщиком N;
Подписал договор с поставщиком N1;
Отправил коммерческое предложение покупателю N2.

4. Расставляйте приоритеты. Наиболее важные задачи в чек-листе можно выделить жирным шрифтом или записать заглавными буквами («капслоком»).

Менеджер в случае непредвиденных обстоятельств может внести в свое расписание изменения таким образом, что они не затронут выполнение самых важных задач, запланированных на сегодня.

Выделяя задачи, не переусердствуйте: слишком много выделенных задач могут просто дезориентировать менеджера, что в итоге приведет к тому, что какие-то из наиболее важных пунктов выполнены не будут.

5. Не делайте слишком большой чек-лист. Специалисты говорят, что пунктов и задач должно быть не больше 20. Другими словами, записывать нужно только то, что действительно важно и о чем ни при каких условиях нельзя забыть;

6. Редактируйте. Темп деловой активности современного человека в течение дня не только стремителен, но бывает и непредсказуем. В течение рабочего дня могут и будут возникать новые задачи, которые нужно решить и выполнить также сегодня: новые встречи, поездки, звонки, переписка. И это обязательно внесет коррективы в ваш чек-лист;

7. В колонке для примечаний обязательно указывайте, с какими трудностями вам пришлось столкнуться, выполняя ту или иную задачу, какие были нюансы;

8. Анализируйте. В конце рабочего дня, после него необходимо пробежаться по вашему чек-листу и посмотреть, что выполнено, как выполнено, перечитать заметки, которые вы оставили на чек-листе в течение рабочего дня.

Этот анализ поможет вам выявить собственные возможные проблемы с планированием времени, с расстановкой приоритетов, а также решить эти задачи. Работа по чек-листу, его постоянный анализ, анализ каждого прошедшего дня поможет повысить эффективность работы менеджера по продажам.

Чек-лист для менеджера по продажам образец

Чек-лист для менеджера по продажам образец на рабочий день (рабочую неделю) может выглядеть следующим образом (пример):

Номер п/п	Задача	Отметка о выполнении	Примечания

	Проверить электронную почту
	Проверить поступления денежных средств от покупателей, заказчиков
	Подготовить платежные документы для расчета с поставщиками
	Подготовить редакцию договора с заказчиком N
	Согласовать договор с заказчиком N с руководством
	В случае согласования с руководством отправить на согласование с заказчиком N
	Подготовить коммерческое предложение в фирмы N1, N2 и N3
	Отправить коммерческие предложения в фирмы N1, N2 и N3
	Позвонить в фирмы N1, N2 и N3, сообщить об отправке им коммерческих предложений и договориться о времени контакта по этим коммерческим предложениям.
	Найти контакты руководства фирм N4 и N5, позвонить и договориться о встрече до конца текущей недели.
	Посмотреть заявки на отгрузку на сегодня
	Выписать счета-фактуры, ТТН
	Занести первичные документы в
	Подшить входящие документы в папку
	Снять отчет с кассового аппарата
	Подготовить и сдать отчет по продажам за прошлую неделю
	Встретиться и провести переговоры с директором фирмы N6
	Встретиться с коммерческим директором фирмы N7
	Провести переговоры во время бизнес-ланча с начальником отдела продаж фирмы N8
	Подготовить и сдать отчет по работе с дебиторами

C программой для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру Вы легко сможете ставить планы своим подчиненным и отслеживать процент их выполнения. Система мотивации станет прозрачной и продавец сможет сам понять сколько и за что он заработал.

В зависимости от того, чем торгует ваш магазин образец для чек-листа менеджера по продажам может быть другим. Как минимум задачи будут отличаться, причем, задачи на каждый день, на каждую неделю будут разными.

Не стоить искать чек-лист или его образец, готовый, подходящий именно для вашего магазина, изучив указанный выше образец, подготовьте со своими менеджерами по продажам бланки чек-листов, которые подходят именно вам и которые будут работать на повышение эффективности вашего бизнеса.

В данной статье рассмотрим образец чек-листа. Так называют удобный и понятный способ контроля какой-либо сложной или многоступенчатой операции. Спектр применения контрольных списков настолько широк, что информация о них будет одновременно полезна творческим людям, ученикам и студентам, предпринимателям, руководителям компаний и специалистам самых разных направлений.

Что такое «чек-лист»

Даже если понятие «чек-лист» кажется вам незнакомым, почти наверняка вы с ним не раз встречались. Чаще всего, так называют список последовательных действий (или шагов), которые необходимо предпринять, чтобы достичь какой-либо цели. Также может использоваться для проверки выполнения всех пунктов или операций для решения задачи.

Проще говоря, это список действий, которые нужно совершать одно за другим, чтобы прийти к конечному результату.

Сфера использования таких листов настолько широка, что с большой степенью уверенности можно сказать: каждый человек когда-либо составлял для себя «список дел».

Однако, в рамках данной статьи мы рассмотрим, как чек-листы помогают в предпринимательстве и организации работы отдельных сотрудников и целых компаний.

«Чек-лист» - это список действий, которые нужно совершать одно за другим, чтобы прийти к конечному результату.

В каких сферах используются чек-листы

Пользу чек-листов для производства оценили уже многие предприниматели, руководители и работники. Когда необходимо трудиться в режиме многозадачности (а в современных условиях это происходит почти постоянно), список дел помогает проконтролировать исполнение всех операций. Все цели и задачи в таком случае не нужно держать в голове.

Наиболее часто контрольные списки в самых разных формах можно встретить в:

авиации (пилоты перед взлётом проверяют готовность самолёта по особому порядку);
строительстве;
медицине (от процедур до сложнейших хирургических операций);
бухгалтерии и аудите;
менеджменте, в том числе в продажах;
образовании.

Таким образом, контрольные списки используются в сферах, где требуется постоянная концентрация, а от выполнения каждого пункта зависит успех всего мероприятия (а в авиации и медицине - жизнь людей). Разберём отдельные разновидности чек-листов.

Использование чек-листов в отдельных отраслях

Зародившись в сфере авиации, контрольные списки давно переросли применение только в одной отрасли. Несмотря на убеждение некоторых людей, в том, что самое важное забыть нельзя, практика показывает обратное. В современном мире очень много отвлекающих факторов, поэтому иногда даже доведённое до автоматизма действие совершается с ошибкой. Чтобы этого избежать, разумно применять чек-листы. Как они используются в разных сферах?

Контрольные списки в сфере общественного питания

В заведения общественного питания контрольные списки используются постоянно и не в единичном экземпляре. Например, чек-лист открытия ресторана помогает управляющим и работникам готовить заведение к началу работы, обеспечивая принятые стандарты обслуживания.

Для каждой смены обычно готовится отдельный лист, с указанием номера, даты, фамилии управляющего. В таком случае контрольный лист - фактически документ отчётности . В случае, если что-то пойдёт не по плану, руководитель может изучить его и понять, какие ошибки были допущены менеджером.

Проверка плана мероприятий на день (дни рождения, юбилеи).
Проверка наличных в кассе.
Организация уборки.
Наличие отчётных листов на кухне и в туалете.
Проверка всех сотрудников (опоздание, внешний вид и т.д).
Начало работы кухни.

Разумеется, этот перечень примерный, каждый ресторан разрабатывает свой . Отдельно может быть разработан порядок действий для каждой должности, например, чек-лист для официантов ресторана, для работников кухни и т.д. Такие документы обычно хранятся недолго, не более месяца (на случай возникновения какой-либо проблемной ситуации).

В заведения общественного питания контрольные списки используются постоянно и не в единичном экземпляре.

Чек-листы в сфере клининга

В области профессиональной уборки контрольные списки тоже нашли широкое применение. Например, чек-лист уборки помещений. Образец такого списка может быть выполнен в нескольких вариантах: как план действий и как отчётный документ. Рассмотрим оба варианта.

В качестве плана действий чек-листы уборки обычно используются профессиональными клининговыми компаниями при оказании услуг организациям и частным клиентам. Так как в таком случае речь идёт именно о профессиональной уборке, список действий помогает достигать необходимого уровня качества. Может включать такие пункты:

Уборка пыли, влажная уборка, уход за мебелью.
Мытьё окон.
Мытьё пола.

Смысл этого листа - помочь сотруднику ориентироваться на месте , исполнить все пункты и оказать услуги по уборке максимально качественно, чтобы у клиента не возникло претензий. По желанию клиента в чек-лист могут включаться другие задачи.

Также контрольные списки могу использоваться как отчётный документ , например, для уборки туалетов. С такими листами сталкивались практически все люди. Обычно они висят в уборных кафе и ресторанов. Пункты таких чек-листов содержат не перечень задач, а время уборки. Выполнив уборку, работник ставит свою подпись напротив каждого пункта. Такой документ помогает управляющему заведения контролировать и проверять своевременное выполнение уборки.

Чек-листы в продажах

Любые сотрудники, связанные с активными продажами, должны использовать чек-листы для повышения эффективности своей работы. В первую очередь контрольные списки нужны для организации общения с клиентом, особенно по телефону.

Большинство «холодных» звонков заканчивается провалом, потому что менеджер не общается с клиентом, а зачитывает ему готовый текст. Более того, даже на каждый вопрос или «возражение» у менеджеров предусмотрен шаблон. Это удобно в работе - не нужно думать и составлять свой ответ - но на практике абсолютно бесполезно. Клиентам такой подход не нравится.

Контрольный список может помочь организовать более живое общение, а значит, повышает вероятность продажи. Чек-лист менеджера по продажам должен включать следующие пункты:

Знакомство.
Цель звонка.
Предложение.
Уточнение деталей, диалог с клиентом, ответы на возражения.
Продажа (приглашение и т.д.).
Прощание.

Такой вариант лучше готового алгоритма продаж, когда менеджер зачитывает шаблонные фразы монотонным голосом. С ним, возможно, сложнее работать на первых этапах, но в итоге он будет более результативным, так как более походит на индивидуальный подход к клиенту.

Также чек-листы могут использоваться для оценки эффективности работы не отдельного менеджера, а всего отдела продаж. В таком случае они содержат подобные вопросы:

Разработана ли в компании маркетинговая стратегия?
Доведён и план продаж до сотрудников?
Разработаны ли алгоритмы продаж и чек-лист сотрудников?
Ведётся ли база клиентов?
Сколько звонков в день совершают сотрудники?
Сколько звонков приходится на 1 продажу у каждого сотрудника?
Сколько длится в среднем телефонный разговор?
Как выполняется план продаж (в сутки, в неделю, в месяц).

Таким образом, постоянный контроль и методичное выполнение всех пунктов позволит повысить эффективность работы каждого сотрудника, особенно в сфере продаж. Важно, чтобы руководители организаций серьёзно относились к составлению чек-листов и прививали привычку использовать такой вид тайм-менеджмента всем сотрудникам.

Любые сотрудники, связанные с активными продажами, должны использовать чек-листы для повышения эффективности своей работы.

Как чек-лист помогает тайным покупателям

Задача тайного покупателя - комплексная оценка работы отдельного продавца и всего магазина в целом. В таком случае, без контрольного списка измеряемых параметров не обойтись. Обычно в таких списках пункты оцениваются по пятибалльной шкале или просто «да/нет». Чек-лист тайного покупателя должен включать следующие пункты:

Контакт с покупателем:
- продавец подходит первым, представляется;
- дружелюбен, вежлив;
- опрятный внешний вид;
- заинтересован, улыбчив.
Владение информацией:
- выявляет потребности покупателя, задавая вопросы, в том числе открытые и уточняющие;
- рассказывает о заинтересовавших клиента товарах;
- предлагает аналоги, о которых покупатель не знает;
- уверенно владеет материалом о товарах.
Презентация услуг компании:
- рассказывает о действующих акциях и скидках;
- предлагает принять участие в программах лояльности (оформить карту, получить бонусы, подписаться на рассылку).
Работа с возражениями:
- не отзывается негативно о мнении покупателя, не называет его ошибочным;
- не спорит открыто, предлагает альтернативу;
- высказывает аргументированные контраргументы.
Завершение продажи:
- подводит итог диалога;
- информирует о дополнительных свойствах товара, о которых не шла речь в предыдущей беседе;
- рассказывает порядок действий для совершения покупки (где примерочная, где касса, где зона выдачи и т.д.);
- благодарит за покупку и выбор магазина.

Возможны как более простые, так и более сложные варианты чек-листов тайных покупателей. Однако чем больше деталей расскажет тайный покупатель, тем лучше , поэтому лучше разработать достаточно объёмную и подробную анкету о работе сотрудников магазина.

Чек-листы в личном тайм-менеджменте

Чек-листы можно использовать не только для организации работы предприятий, но и в личном планировании. Например, если в компании не принято использовать чек-листы, но работник видит в этом необходимость, он обязательно должен создать такой контрольный список для себя.

Это упростит выполнение текущей работы, позволит выявить наиболее эффективные алгоритмы выполнения тех или иных операций. Работа по чек-листу снимет часть психологической нагрузки - даже сложный проект, разбитый на части, становится более выполнимым. А отсутствие риска что-либо забыть и вовсе является приятным бонусом при планировании.

Работа по чек-листу снимет часть психологической нагрузки - даже сложный проект, разбитый на части, становится более выполнимым.

Как грамотно составить чек-лист

Чтобы чек-лист сработал «как надо», нужно грамотно его составить. Вот несколько рекомендаций:

Список должен быть простым и кратким. Не нужно составлять подробное сочинение, необходимо выделить главное и записать максимально простыми словами. При одном взгляде на лист должно быть ясно, что делать.
Пункты должны быть последовательны и взаимосвязаны. Помните, это алгоритм достижения только одной цели. Чек-лист предполагает ступенчатый подход к задаче. То есть переходите ко второму пункту только после выполнения первого.
Вносите правки. Фиксируйте в чек-листе все изменения, доработки и улучшения.
Если вы составляете личный чек-лист, делайте его удобным лично для себя. Используйте выделения цветом, курсив, заглавные буквы. В таком случае не нужно беспокоиться о том, насколько понятен лист другим людям.
Чек-лист должен вместиться на 1 лист, если вы делаете его в бумажном виде или вписываться в размер экрана компьютера или телефона без пролистываний, если вы предпочли электронный вариант. Оптимально - 5-7 пунктов.

Где хранить чек-лист

В зависимости от назначения чек-листов может быть несколько вариантов их хранения:

Личные контрольные списки хранятся в ежедневниках, а также телефонах и компьютерах. Простейшие чек-листы «что не забыть при выходе из дома» уместно разместить у входной двери.
Рабочие и служебные чек-листы сотрудников нужно размещать на виду на рабочем месте или в электронном виде на рабочем столе компьютера.
Коллективные чек-листы должны размещаться в местах, где доступны всем участвующим в их выполнении сотрудникам.

Заключение

Чек-лист - отличный вариант планирования работы и повышения её эффективности. Такие контрольные списки нашли применение фактически во всех сферах деятельности: от авиации и медицины до общественного питания и профессиональной уборки. Грамотно составленный алгоритм поможет без страха подходить даже к самым серьёзным и многоступенчатым заданиям.