Кто составляет табель. Табель учета рабочего времени: образец заполнениядля предприятий с частным капиталом

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений , утв. Постановлением Президиума ВЦСПС ; Решение ВС РФ ). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени. Узнаем, кто заполняет табель.

Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя – это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.

Табель выполняет несколько функций:

• используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
• служит для осуществления надзора за графиком труда;
• помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.

Особенности ведения табеля учета использования рабочего времени

Некоторые особенности работы с табелем учета трудового времени:

• нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
• в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
• удаление из табеля графов и строк запрещено.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель

В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.

Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы. Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

• Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени

В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Суммированный учет рабочего времени

За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ведении табеля есть свои особенности:

• Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:

1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

• Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
• Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки – для раб. времени за период (в часах).
• Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
• Учет времени может быть проведен двумя способами:

1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).

• Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
• При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
• Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:

1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
2. о выходе служащего на неполный день,
3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
4. об уменьшении числа рабочих часов.

• Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
• При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй “Расчеты с персоналом по оплате труда” на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
• При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:

1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются “Код вида оплаты” и “Корреспондирующий счет” над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников

В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Внесение записей в табель учета времени не проводится каждый день.

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2019 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2019 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания). При этом используются . Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Выходные и праздничные дни в табеле на 2019 год

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Наша жизнь подвластна времени. Давно изучены всевозможные временные составляющие жизни человека, понятия сна и отдыха, активности и пассивного наблюдения, многие другие категории. Важнейшее место в человеческой жизни занимает труд. Труд — не самоцель жизни, но без него она невозможна.

Учетное рабочее время

Труд — первостепенное условие существования человека. Основным «измерителем» труда служит затраченное на него время. Самым приемлемым параметром для такого измерения труда принято считать рабочее время.

Рабочее время, его величина, норма — главные категории учетного времени.

Рабочее время — время, когда работник выполняет свои обязанности на определенном месте работы. Оно не всегда идентично фактически отработанному, реально затраченному на работу времени. За это время работник получает зарплату и «зарабатывает отдых». Измеряется оно так же, как и время вообще — в днях, часах.

По продолжительности оно разделяется на три вида:

• нормальное. Законодательно закреплено, что нормальная рабочая неделя должна быть сорокачасовой;
• сокращенное. Сокращенная рабочая неделя на 1-4 часа для особых категорий работников (вредные условия работы, работа «малолеток» и т.п.);
• неполное. При оформлении на работу обе стороны договариваются об «укороченном» рабочем дне или неделе. Обычно так работают домохозяйки, студенты, пенсионеры, инвалиды. Причем продолжительность отпуска и трудового стажа от этого не страдают. Это влияет только на оплату отпуска.

В учет рабочего времени включаются еще и такие понятия, как:

• работа в ночное время;
• совместительство;
• сверхурочные работы.

При этом важным и многогранным понятием является режим рабочего времени, который устанавливает:

• длительность смены, недели, дня работы;
• условия работы при ненормированном дне;
• временные рамки начала и конца работы;
• время отдыха и прочее.

Системы учета рабочего времени

Практикуют два вида учета время работы:

1) поденный;

2) суммированный.

При первом виде учета время фиксируется за день (смену). Такой учет распространен на большинстве предприятий, учреждений с обычными условиями работы.

Суммированный учет проводится обычно на предприятиях непрерывного цикла и в некоторых других случаях (например, при смене 24 или 12 часов с двумя-тремя днями отдыха в промежутках). При этом за некоторый временной отрезок (месяц, год) необходимо отработать установленную для сотрудника норму времени. Превышение его в одни периоды компенсируется «недоработкой» в другие.

Учет рабочего времени сотрудников ведется в табелях учета, в табельных карточках, журналах учета рабочего времени сотрудников. Этот учет контролирует соблюдение сотрудниками режима рабочего времени.

Основные обозначения табеля учета рабочего времени

Информация о времени работы сотрудника отражается в табеле учета рабочего времени. Это один из основных документов для начисления и выплаты заработной платы. Госкомстатом России рекомендуются специальные формы № Т-12 для ручного и № Т-13 для автоматического учета . Все показатели в этих формах идентичны. Надо сказать, что закон требует ведения табеля, но формы этого учета могут иметь отличия и учитывать специфику работы предприятия.

Прежде чем узнать, как составить табель рабочего времени, необходимо уяснить требования по его заполнению.

Табель учета использования рабочего времени разрабатывается в одном экземпляре, «закрепленным» за работником. Подписывает его руководитель соответствующего подразделения и «кадровик». Затем он поступает в отдел расчета зарплаты, где хранится в течении года. Обязанность заполнения табеля оформляется соответствующим приказом работодателя, может оговариваться в должностной инструкции работника или его трудовом договоре.

Так как зарплата должна выплачиваться два раза в месяц, то ежемесячно составляются два таких документа. На небольшом предприятии обычно ведется один общий табель, а на значительных — по каждому подразделению отдельный. В верхней строке указывается наименование предприятия или структурного подразделения, код по ОКПО. Работник «вводится» и «выводится» из табеля соответствующим приказом работодателя.

Итак, как правильно составить табель учета рабочего времени?

Табель заполняется без помарок, исправления проводятся по установленным правилам — зачеркиванием неправильной и проставлением сверху правильной записи с подписью доверенного лица.

В бланках учета рабочего времени сотрудников автоматизированной формы Т-13 условно-постоянная часть данных может быть заполнена согласно имеющимся базам данных о сотрудниках. К ней относятся:

• фамилия сотрудника;
• структурное подразделение;
• должность;
• табельный номер и др.

Допускается введение в табель дополнительной информации. Например, учет времени работы с вредными условиями сотрудников, которые трудятся на них непостоянно (для расчета их дополнительного отпуска). Такие дополнения формы учета оформляются приказом. Удаление каких-либо сведений из стандартной формы не допустимо.

Первый раздел табеля — учет рабочего времени — таблица, где в горизонтальных строках проставляются все дни текущего месяца, причем каждому дню выделено две строки. В первой размещаются шифры — условные обозначения всех возможных видов затрат рабочего времени с расшифровкой их на лицевой стороне документа. По вертикали отражается список фамилий работников.

Эти данные позволяют контролировать отработанное каждым сотрудником время, все неявки на работу по разным причинам, простои и сверхурочную работу.

Отдельно отражаются:

• часы работы — дневные и ночные. Ночным временем считается время от десяти вечера до шести утра;
• сверхурочные — часы работы сверх установленной нормы;
• часы работы в выходные и дни праздника — независимо от вида ее компенсации. Такая работа вознаграждается в двойном размере. Если сотрудник переносит отработанный день отдыха на другой, то в табеле этот день учитывается как выходной, оплата же за этот день производится обычным порядком, перенесенный день отдыха не оплачивается вовсе;
• неявки по видам — отпуск, дни болезни, служебные командировки, учебный отпуск и другие.

Расшифровка табеля учета рабочего времени

В верхней строке фиксируются только коды обозначений неявок, нижняя строка не заполняется. Нахождение в командировке учитывается согласно соответствующим образом оформленного командировочного удостоверения. Дни убытия и прибытия подтверждаются прилагающимися билетами. Эти дни отмечаются в табеле шифром «К».

Время отпусков учитывается на основании приказов отдельно по каждому их виду. Если во время отпуска встречаются праздничные дни, то они отмечаются в табеле буквой «П», а выходные — не отмечаются (они учитываются в отпускных днях).

Учет неявок по причинам проводится только с приложением подтверждающих документов, которые предоставляются табельщику до окончания учетного времени. Например, среди обозначений табеля рабочего времени используется следующее: до предоставления больничного в табеле делается отметка «НН», что обозначает неявку по невыясненной причине, а после — исправляется на код «Б» — болезнь.

Итоговые данные табеля по форме Т-12 за месяц, проставленные в графах 8-17, используются при расчете заработной платы. Первый раздел табеля подписывается уполномоченным лицом и руководителем предприятия и передается в бухгалтерию. Второй раздел заполняется бухгалтером при расчете зарплаты. Это — таблица с табельными номерами работников, данными об их окладах, количестве отработанных дней (часов) и начисленными каждому из работников суммами зарплаты. В форме Т-13 этих данных нет.

Последняя страница формы Т-12 предназначается для составления статистического отчета.

Незаполненные в табеле строки обязательно прочеркиваются. Полностью заполненный табель подписывается ответственным лицом и руководителем предприятия.

Все данные в табеле должны быть достоверными, документально подтвержденными. Ведь этот документ может быть использован, например, в суде как одно из доказательств добросовестного (недобросовестного) выполнения сотрудником своих обязанностей при его незаконном увольнении или взыскании за нарушение дисциплины труда (прогула).

Программы для ведения табеля учета рабочего времени

Ведение учета рабочего времени значительно упрощают различные программы (например, электронный табель учета рабочего времени в MS Excel), которые не требуют длительного обучения, просты и понятны каждому пользователю. Это таблицы с такими столбцами:

1. Настройки рабочих форм. Здесь указывается наименование организации, ее подразделений. График учета выбирается или настраивается самим пользователем.

2. Календарь рабочих дней.

3. Справочник сотрудников.

4. График отпусков.

5. Сверхурочные часы.

6. Сокращение кадров.

7. Заявления на отпуск.

8. Табель на месяц.

9. Информация о программе.

Информация в любой столбец заносятся в считанные минуты, возможна ее корректировка в течение всего времени составления. Полученные в конце месяца таблицы-табеля распечатываются. Причем есть возможность печати данных за прошедшие периоды. Программа учета рабочего времени сотрудников позволяет работать в сети одновременно нескольким пользователям.

Биометрический учет рабочего времени сотрудников

Самым современным методом учета времени работы является биометрический. Он исключают недостоверный учет, т.к. биометрические идентификаторы уникальны, их невозможно обмануть, потерять, они просты в пользовании. В практике применяются системы распознавания по образам и отпечаткам пальцев. Такие терминалы фиксируют время прихода-ухода сотрудников на работу. Пользователь размещает палец на сенсорном устройстве. При фиксировании промежуточных событий (перерыв, уход по делам и т.п.) перед идентификацией нужно нажать дополнительно клавишу на терминале.

Некоторые устройства имеют встроенную камеру для фотографирования после распознавания. Кроме упрощения и достоверности учета такая система еще и обеспечивает дополнительную безопасность работы предприятия.

Хорошо организованный учет рабочего времени, как и всякий другой вид учета, помогает успешной работе предприятия. Применение современных методов и программ такого учета позволяет в максимально короткое время устранить ошибки при расчете заработной платы, которые иногда имеют место, делают учет доступным и «прозрачным», помогают в своевременной и качественной отчетности в статистические и другие организации.

Ведение табеля учета рабочего времени работников – обязанность работодателя. Проверьте документ на наличие ошибок и устраните их.

Из статьи вы узнаете:

Как выбрать форму для ведения табеля учета рабочего времени работников

Работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником компании, о чем говорится в ч. четвертой ст. 91 ТК РФ. Поэтому табель учета рабочего времени является обязательным документом в ряде организаций. На его основании начисляют заработную плату . Ответственным за ведение документа назначают кадровика.

Назначенный приказом руководителя сотрудник осуществляет ведение табеля учета рабочего времени работников каждый месяц в целом по компании или по отдельным структурным подразделениям. Если документ ведется по отделам, в приказе нужно указать ответственного за его составление в каждом из имеющихся подразделений, а также замещающего специалиста на период отсутствия основного работника.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Скачайте документы по теме:

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда ( ) позволяет одновременно проверять соблюдение режима рабочего времени, а также вести учет выплат. Если в организации учет времени и расчеты с сотрудниками по оплате труда ведутся раздельно, лучше заполнять только первый раздел «Учет рабочего времени». В этом случае табель считается самостоятельным документом. Второй раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» оформлять не требуется.

Табель учета рабочего времени ( ) предназначен исключительно для учета отработанного времени. В нем нет граф для сведений по оплате труда. Применяется он, когда в организации установлена автоматизированная обработка всех учетных данных, что позволяет экономить время и трудозатраты на оформление документа. Можно изготовить бланки по , в которых реквизиты заполнены лишь частично: отдел, Ф.И.О., должность, табельный номер и так далее. Своевременное ведение табеля учета рабочего времени работников позволяет избегать ошибок.

Форма табеля, разработанная компанией, не запрещена (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В качестве основы лучше использовать унифицированные бланки (формы , ), дополнив их недостающими графами, строками для внесения необходимой информации. При этом сам табель должен содержать показатели затрат рабочего времени и обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты при заполнении табеля учета рабочего времени:

1. наименование;
2. дата составления документа;
3. наименование компании или отдела;
4. единицы измерения;
5. должности, Ф.И.О., подписи ответственных работников.

Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421) – типовая форма, входящая в Перечень унифицированных форм первичных документов, которые были утверждены . Применять ее обязаны:

• органы местного самоуправления;
• государственные органы;
• органы управления внебюджетными государственными фондами;
• государственные (муниципальные) учреждения.

Нужно учитывать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени, чтобы не возникало ошибок при последующем выполнении расчетов. Если обнаружены недочеты, их требуется своевременно устранить. Данную работу выполняет кадровый менеджер или иное уполномоченное лицо.

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Как составить табель учета рабочего времени:

• методом сплошной регистрации явок, а также всех неявок на работу;
• методом регистрации различного рода отклонений.

Выбирать способ нужно по режиму рабочего времени. Как вести табель учета рабочего времени , определяют при формировании учетной политики организации, которая регламентируется приказом руководителя. В учетной политике фиксируют и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Метод сплошной регистрации явок, неявок при ведении табеля учета рабочего времени работников подразумевает заполнение документа путем отметки календарных дней месяца в отдельной клетке. В обязательном порядке проставляется код явки или неявки. Под ним прописывают общее количество отработанных часов. Метод сплошной регистрации позволяет при суммированном учете выявить все сверхурочные работы.

Метод регистрации отклонений . При данном способе заполнения документа регистрируют только отклонения от установленного рабочего времени, если они зафиксированы. При этом отмечают неявки, опоздания, а также сверхурочные часы и др. Учет неявок всегда ведется в днях. В верхней строке графы указывают код условных обозначений, а нижние графы остаются пустыми. Если длительность дня или смены не изменяется, можно фиксировать только отклонения от нормы времени (неявки, опоздания). При нормальной продолжительности работы достаточно фиксировать только неявки на работу.

Использование кодов: правила заполнения табеля учета рабочего времени

При внутреннем совместительстве сотруднику нужно присвоить 2 табельных номера и дважды вписать его в документ как совместителя и как основного работника, Рассмотрим, как правильно заполнить табель на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы . При заполнении документа используют цифровые или аналогичные буквенные коды, при этом правила ведения табеля учета рабочего времени могут отличаться в ряде организаций.

Что учитывается в табеле учета рабочего времени

Как правильно вести табель учета рабочего времени должен знать кадровик. При этом он обязан отслеживать изменения в законах, чтобы не допустить ошибок при оформлении документа.