Дистанционный контроль сотрудников: методы и ошибки. Контроль сотрудников — положительные и отрицательные стороны систем контроля за сотрудниками

Многие руководители выбирают стандартный способ борьбы с сотрудниками, систематически страдающими бездельем на рабочем месте: блокировка соцсетей, развлекательных сайтов, личной электронной почты и мессенджеров. Однако в любой компании есть умельцы, которые найдут способ обойти запреты. Да и жесткий подход к контролю сотрудников – решение не самое мудрое: лентяи уйдут в «подполье» с планшетами и телефонами, а добросовестные работники будут расстроены проявленным недоверием.

Почему же так важен контроль сотрудников и лояльный подход к учету рабочего времени? Вот несколько причин:

1. Первое и самое главное в контроле сотрудников – оценка эффективности работника. Он может выполнять задания, выдавать определенные результаты, но при этом руководитель не знает, сколько времени сотрудник затратил на работу, а сколько – на чай и разговоры по душам с коллегами. Возможно, организация теряет на недозагрузке сотрудника существенную сумму.

2. Контроль сотрудников поможет руководителю оценить и собственную работу, а именно – выяснить, насколько правильные и понятные задачи он дает тому или иному менеджеру, и не промахивается ли с объемом. Вполне возможна ситуация, когда руководитель недооценивает кого-то из подчиненных, а кого-то – слишком нагружает. Ведь если работник занимается посторонними делами, возможно, он просто не полностью загружен и способен сделать больше.

3. Может показаться, что контроль сотрудников равен слежке и демотивирует работников. Контроль рабочего времени – дополнительный рычаг управленца, который помогает держать коллектив в тонусе, преодолевать желание отвлечься на личные проблемы или развлечения.

Ведь, скажем, производственников оценивают по тому, выполнили они план или нет, где частота «перекуров» у начальника как на ладони. А как быть с офисными работниками, которые все время проводят за компьютером? Осуществлять контроль сотрудников прямо на рабочем месте.

4. Всем от простого менеджера до топа, необходим контроль времени. Жалобы на то, что приходится задерживаться на работе в ущерб личному времени, отдыху с друзьями, стали привычными в обществе. Вина задержек на работе лежит часто не на руководстве, которое ставит сверхзадачи, а на банальной человеческой лени, на отвлекающих факторах, из-за которых сотрудник не заканчивает работу вовремя. Контроль сотрудников с помощью автоматизированной системы учета рабочего времени поможет офисным работникам завершать дела в срок и найти долгожданный баланс между работой и личным временем.

Система контроля сотрудников CrocoTime максимально лояльна и удобна, для учета рабочего времени персонала. Она не делает скриншотов экранов и не перехватывает переписку, тем самым не нарушая прав конституционных сотрудников. В то же время, программа контроля сотрудников дает руководителю максимально подробную информацию по каждому сотруднику: время прихода и ухода, время, проведенное вне рабочего места, продуктивное и непродуктивное время за ПК.

С подробной информацией можно познакомиться на официальном сайте системы контроля сотрудников: http://crocotime.com/ru/ .

А так же по теме:

Разработчики “Инфомаксимум” продолжают активное развитие системы учета рабочего времени для контроля сотрудников. — Долгожданный релиз с частично реализованными масштабными обновлениями...

Российские компании ежедневно теряют около 20% рабочего времени из-за зависимости сотрудников от развлекательных программ и сайтов. Исключить использование рабочего времени...

3 комментария к

1. Инна Сентябрь 7th, 2014 - 11:28
2. Николай Февраль 6th, 2015 - 16:37
3. Оксана Май 13th, 2015 - 11:24

Сегодня контроль сотрудников на рабочем месте не является новшеством или необычным явлением. Каждый руководитель хочет платить деньги за работу наемных сотрудников, а не за занятие своими личными делами в ущерб рабочему процессу. В какой либо форме контроль начальства за подчиненными велся всегда.

Если ранее учет прихода на работу и выхода с рабочего места велся в бумажном варианте, а для надзора за эффективностью труда выделялся отдельный сотрудник, то сегодня система контроля заключается в использовании специальных программ, прослушки телефонных разговоров и просмотра переписки в электронной почте. Сегодня основная масса офисных сотрудников всю работу осуществляют за компьютером, поэтому работодатели чаще всего устанавливают систему контроля на ПК.

Каждый руководитель понимает, что провести мониторинг эффективности работы персонала и защитить производственную тайну от утечки по-другому не получится. Естественно некоторые методы контроля не только вызывают недовольство у большинства работников, но даже раздражают их по причине того, что вместе с рабочей жизнью начальство посягает и на приватные моменты.

Контроль сотрудников - законность использования программ контроля

На законодательном уровне не существует разделения отношений между работодателем и сотрудником с использованием компьютерной техники. Согласитесь, что невозможно вносить поправки каждый раз как будет придумана новая система слежки. Да это и не имеет смысла. Суть отношений начальник-подчиненный в любом случае заключается в том, чтобы сотрудник качественно выполнял положенные на него трудовые обязательства, за которые работодатель должен своевременно выплатить заработную плату.

В трудовом кодексе РФ описаны обязательства одной и другой стороны. Согласно которым работник обязан добросовестно относится к своим обязанностям, что описаны в трудовом договоре и соблюдать установленные правила и распорядок до окончания рабочего дня. Работодатель наделяется законным правом контролировать качество работы и сам устанавливает удобный ему график внутреннего трудового распорядка, который должны соблюдать все подчиненные. И в законе нет поправок на то, что предприниматель не имеет право использовать программы контроля работы сотрудников.

Кроме того, чтобы избежать недопонимания со стороны наемных работников работодатель зачастую добавляет отдельный пункт в трудовой договор, который гласит о необходимости применения в процессе работы программы контроля. Сотрудник, подписывая трудовой договор, соглашается с тем, что обязуется выполнять указанный распорядок и не посчитает контроль как нарушение собственных прав.

Каждый наемный работник должен знать

Не стоит смешивать личные нужды с рабочими моментами. На работе человек обязан выполнять свои обязанности и заниматься обработкой только служебной информации отложив личное общение и переписки, а контролировать эффективность работы начальник имеет полное право. Рабочий ПК не место для обработки личной информации.

Запомните, что с первой минуты рабочего дня сотрудник не имеет личное время, он его продал за определенную сумму своему начальнику. Если, несмотря на это человек использует рабочее время для решения личных проблем, то он автоматически нарушает условия трудового договора и может быть наказан замечанием или штрафом по усмотрению начальника.

Следующий важный момент — знание того, что работа контролируется заставляет работников выкладываться на 100% и мотивирует их использовать рабочее время только для решения рабочих задач. Но руководитель, тоже не должен использовать программы контроля для выслеживания своих сотрудников поминутно, он должен правильно управлять компанией и понимать, что заведомо специальный сбор личной информации о любом из своих сотрудников — незаконный процесс.

Каждый офисный сотрудник должен понимать, что как минимум восемь часов в день в процессе работы он становится публичным человеком и в этом случае просто неизбежен. Тогда как фрилансеры имеют гораздо больше свободного пространства, а их публичность сведена до минимума.

При наборе сотрудников в свою компанию работодатель должен объяснить каждому, что внедренная система контроля на рабочем месте направлена на повышение эффективности труда и оптимизацию работы. Начальник вправе знать, за что платит заработную плату и такой метод оптимизации лучше, чем безосновательное увольнение во время кризиса. Программы мониторинга и контроля дают возможность работодателю реально оценить ситуацию в коллективе и собрать информацию по рабочим возможностям каждого отдельного сотрудника. Это намного объективнее, чем полагаться на личное отношение работодателя к каждому специалисту.

Детальнее о самой системе контроля

В систему контроля за сотрудниками входит целый комплекс мероприятий, которые помогают записать действия сотрудников за их рабочими местами возле ПК. Кроме того, что она помогает защитить личную информацию компании от ее несанкционированной передачи, такие системы контролируют работу сотрудников, определяя ее эффективность. Современные руководители чаще всего используют три метода для такого контроля, которые отражают полную картину рабочего дня, не нарушая приватность. Самые распространенные по всему миру методы контроля рабочего времени сотрудников: установка камер видео наблюдения, установка на ПК шпионских программ и установка программ, которые учитывают время, проведенное в рабочей зоне.

Каждый из представленных выше методов используется для контроля работы сотрудников, не нарушая при этом их личное пространство. Для того чтобы остановится на самом выгодном лично для вас варианте нужно учитывать какие задачи для выполнения в рабочее время положены на сотрудников фирмы.

Если вы владеете финансовой структурой или работаете в сфере общепита, где у сотрудников работа проходит в постоянном движении, то оптимальным решением станет установка видеокамер наблюдения. Записи с которых покажут, чем занимается каждый из них в рабочее время, как часто отлучается со своего рабочего места и по какому поводу.

В случае, когда работа сотрудников предполагает сидячую работу в офисном помещении и постоянное решение поставленных задач за ПК, то рекомендовано использовать либо шпионскую программу, либо систему по учету рабочего времени за ПК. При сравнении последний выбор оказывается более эффективным, так как информация, которая поступает в результате использования шпионской программы, настолько запутана и сбита в одно целое, что сортировать полученную информацию придется долго и анализ эффективности работы каждого сотрудника станет практически невозможным. Тогда как система учета рабочего времени сортирует информацию по категориям, чем и привлекательна для работодателей. Она безболезненна для сотрудников, так как просто записывает с какого, по какое время использовалась на рабочем ПК та или иная программа и на какие сайты заходил сотрудник на протяжении дня. Мониторинг всех полученных данных проходит оперативно и выдается в виде отчетов различного вида.

Хорошая система контроля позволит руководителю проанализировать каждое действие сотрудника. Часто вместе с программой используют и видеозапись, чтобы комбинируя оба подхода увидеть эффективность работы наемных работников для этого обязателен контроль сотрудников на рабочем месте . Программа любого подхода является просто инструментом в руках ответственного начальника, который заботиться о своем бизнесе и его процветании.

Немного про организацию контроля работы сотрудников

Каждый наемный сотрудник должен отдавать себе отчет в том, что на работе ему придется отложить личные дела и заниматься непосредственными обязанностями, которые прописаны в должностной инструкции. И если он предупрежден о методах контроля за процессом работы, то сюрпризом впоследствии выплывшая информация не должна стать. В некоторых компаниях практикуется личная и финансовая ответственность сотрудников, которые были замечены в «сливе» секретной информации или тунеядстве на рабочем месте.

Юридически подкованный человек понимает, что на законодательном уровне невозможно работодателю запретить использовать программ, контролирующих работу сотрудников, поэтому нужно просто принять предложенные условия работы и не нарушать их. Хоть обе стороны и находятся по разные стороны стены, но они болеют за одно дело и должны уважать друг друга, выполняя все взаимные договоренности.

В конце можно сказать одно, что сегодня руководитель может обезопасить свою компанию, осуществляя контроль сотрудников на рабочем месте. Инновационные технологии позволяют установить целый ряд программ, которые могут помочь работодателю, при этом, не ущемляя личного пространства, избегая конфликтов повышать эффективность работы.

Успешность бизнеса во многом зависит от эффективности менеджмента. А одним из 5 базовых принципов последнего является контроль сотрудников. Он распространяется на разные сферы. Большое значение, в частности, имеет контроль сотрудников на рабочем месте: такие методы помогают рационально использовать человеческий ресурс, выявить должности, которые безболезненно для компании можно сократить, установить самых эффективных подчинённых. В этой статье вы узнаете о том, какими способами можно «держать руку на пульсе».

Виды контроля сотрудников

Учтите, что контроль за сотрудниками бывает разного вида. Хотя сама по себе классификация – теоретическая, у неё есть сугубо практические значение: так легче понять, какие у руководителя есть возможности. Итак, встречается контроль:

• рабочего времени;
• доступа;
• выполнения задач;
• использования Интернета;
• действий.

О чём идёт речь? Контроль рабочего времени сотрудников позволяет отслеживать то, чем именно специалисты занимаются, насколько эффективно они решают те или иные задачи, сколько тратят на это ресурсов. Бывает постоянным или периодическим, например, во время проверок. Сюда же часто относят контроль прихода и ухода сотрудников, хотя иногда его рассматривают в качестве отдельной меры.

Следить за предоставлением доступа – это зачастую не только право, но и обязанность работодателя, особенно если речь идёт о соблюдении техники безопасности. И нарушение установленного порядка может угрожать серьёзными последствиями, вплоть до уголовной ответственности. В частности, контроль доступа сотрудников проводится на производстве, связанном с повышенными рисками, перед началом работ на стройплощадках и т. д. Причём принятые меры должны достаточно строго фиксироваться, всё это изучается при проверках.

В современном мире большую популярность приобрёл контроль задач сотрудников, причём благодаря разным программам он может осуществляться и удалённо. Многие процессы автоматизируются. Например, ведётся электронный журнал контроля сотрудников, который регистрирует определённые выполненные операции (отправленное письмо, составленный отчёт и т. п.). Всё это существенно облегчает управление крупными компаниями, где штат может состоять из нескольких сотен человек.

Контроль действий сотрудников даёт возможность отслеживать то, чем именно они заняты, какое время посвящено непосредственно выполнению обязанностей, а сколько уходит на посторонние дела. Особенно важен для тех, у кого специалисты не находятся постоянно в офисе.

На современном предприятии трудно себе представить полноценное управление происходящим без контроля использования Интернета сотрудниками. Причём речь может идти как непосредственно о времени нахождения в Сети, так и о трафике, о том, чем именно те или иные специалисты занимаются в виртуальном пространстве. Часто принимаемые меры входят в контроль за деятельностью сотрудников, то есть один мониторинг перекрывает собой другой

Выше перечислены основные виды отслеживания ситуации, но далеко не все. По мере того, как деятельность специалистов становится всё более сложной и разнообразной, обрастает спецификой и система контроля сотрудников. И её нужно изучать, чтобы команда работала эффективно, приносила предприятию доход, а не просто приходила получать зарплату.

Средства контроля сотрудников

Но как именно это всё осуществляется? Для контроля времени сотрудников довольно активно используется СКУД. Правда, данную систему нужно внедрять, в том числе физически устанавливать соответствующее оборудование, что подразумевает серьёзные расходы. Плюс её эффективность непосредственно зависит от обслуживающего персонала. Если же тот окажется в сговоре с остальным коллективом, то владелец бизнеса может какое-то время и не подозревать о происходящем на предприятии.

Некоторые фирмы внедряют биометрический контроль. Это современное, но узконаправленное решение. Плюс оно требует существенных финансовых расходов.

Можно вместо этого выбрать учёт рабочего времени сотрудников через Kickidler. Вам не придётся ничего устанавливать, долго разбираться с сервисом: он доступен через сайт, а помочь вникнуть в детали способен и сотрудник техподдержки. Для отслеживания потраченного на те или иные операции или действия времени есть специальный табель, в котором всё фиксируется. На основании полученной информации руководитель сможет сделать выводы об эффективности работы конкретных менеджеров или других специалистов, выписать премию/штраф.

Для контроля за выполнением задач есть специальные планировщики. Их довольно много, причём некоторые позволяют следить за процессом, разбивать всё на этапы и т. п. Вполне эффективно личное присутствие руководителя в офисе. Некоторые владельцы бизнеса внедряют систему отчётов. Это не требует дополнительных расходов, но занимает время самих сотрудников, которое можно было бы использовать более рационально.

Для контроля действий в целом используют GPS-трекеры, камеры наблюдения и, опять же, специальные программы. Сейчас на рынке вполне реально найти множество интересного софта.

И среди представленного ПО выделяется Kickidler. Это особая , поскольку она предоставляет всё в комплексе. Она предлагает мониторинг сотрудников в режиме реального времени, учёт рабочего времени, анализ эффективности работников за компьютерами, запись видео с мониторов. Всё это значительно облегчит жизнь руководителю. Благодаря Kickidler будет занимать меньше времени. В итоге владелец бизнеса сможет спокойно заниматься другими делами.

Исследования показали, что мотивация и контроль сотрудников во многом связаны. Некоторым работникам так гораздо легче поддерживать постоянную дисциплину. В чём вы можете сами убедиться, когда начнёте использовать программу.

Рабочее время сотрудников – главный ресурс компании. Вопрос контроля сотрудников в рабочее время в организациях, с численностью сотрудников более 500, давно уже не стоит. Такие компании ведут учет времени работников, наряду с учетом материальных ресурсов.

И так же как при учете материальных ресурсов ищут способы уменьшить затраты, компании стараются повысить эффективность использования рабочего времени своих сотрудников. И тут организации встают перед выбором системы мониторинга рабочего времени. Для руководителей, пришедших к решению внедрить систему контроля, но еще не определившихся с конкретной программой, мы подготовили так называемый чек-лист – список параметров, которым должна соответствовать качественная система учета рабочего времени для крупной или средней компании.

1. Возможность работы с большими объемами данных

Как мы уже отметили, для крупных компаний вопрос учета рабочего времени сводится прежде всего к подбору подходящей системы. Проблемы, как правило, начинаются с банальной скорости работы и заканчиваются “повисшими” компьютерами персонала и множеством заявок сисадмину. Поэтому, первый критерий, по которому производится оценка - скорость работы системы при одновременном мониторинге от 500 ПК и более. При этом нужно проверить:

Какое максимальное количество компьютеров программа способна “отслеживать” и при этом работать без сбоев?

Как быстро система выдает запрашиваемый пользователем результат (статистику нарушений или динамику показателей по отделам)?

Замедляют ли агенты мониторинга работу ПК сотрудников?

Возможно ли использовать систему в дороге и просматривать результаты с планшета или ноутбука?

Среди существующих программ лидером является система CrocoTime , разработанная для крупного и среднего бизнеса. Система способна поддерживать до 100 000 ПК, проста в установке и использовании. По отзывам пользователей, она не замедляет работу компьютеров, автоматизирована и надежна.

2. Контроль присутствия сотрудника на рабочем месте, разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное

Контролировать время, которое сотрудник проводит за работой можно по-разному. В большинстве организаций в ходу системы турникетов, которые могут отследить время прихода и ухода сотрудника, но они не дают сведений о том, чем именно занимался работник, находясь в офисе. Поэтому в параметр 2 мы включили условие “разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное”, которое позволяет объективно оценить работу сотрудника. Существуют программы учета рабочего времени, разделяющие действия, которые выполняет работник за компьютером на продуктивные и непродуктивные для данного сотрудника (система определяет время работы с различными категориями программ и сайтов, а категории делятся на продуктивные и нет). Примером таких программ являются вышеупомянутая CrocoTime или украинская система учета Yaware. Отметим, что первое условие - контроль присутствия сотрудника на рабочем месте - обеспечивают большинство систем учета рабочего времени, в этом и состоит цель многих из них. Если речь не идет об анализе продуктивности, то вам вполне может подойти Офисметрика, например.

3. Автоматизированный анализ показателей и понятное представление статистики

Контролировать рабочее время сотрудников и хранить данные - это только половина дела. Сама по себе информация, не обобщенная и разрозненная, мало полезна для руководителя: она не позволяет оценить динамику показателей, определить основные “поглотители времени” и детектировать новые. Система учета в идеале должна обрабатывать данные таким образом, чтобы пользователь смог видеть картину в целом.

В этом вопросе на рынке российских программ контроля рабочего времени до начала 2013 года зияла “черная дыра”: ни одна из систем не предлагала ничего лучше разрозненных скриншотов страниц, времени отсутствия работника за ПК и “километров” видеозаписей рабочих будней офиса. Возможность автоматизированного анализа показателей предоставляли лишь заграничные программы, такие как DeskTime и Yaware, но и в их работе были минусы.

В 2013 году на российский рынок вышла система CrocoTime, намеренно “заточенная” под крупные компании и, как следствие, максимально автоматизированная. Система рассчитывает сводные показатели как для конкретных сотрудников, так и для структурных подразделений, выдает отчеты по новым, длительно используемым работниками программам и сайтам, что позволяет контролю всегда быть актуальным. CrocoTime оперативно реагирует на появление новых “поглотителей времени”, при этом имеет удобный мониторинг нарушений.

4. Надежность системы, сервисная поддержка

Надежность конкретной программы учета рабочего времени сложно оценить до ее использования. Здесь можно руководствоваться лишь отзывами компаний, уже использующих систему, а также не забыть об онлайн-демо, которые есть на сайте у каждого разработчика. Вывод по онлайн-демо сделать, конечно же, трудно, но если программа “виснет” или “падает” уже при первичном использовании, то доверять ей не стоит.

Что же касается сервисной поддержки, то здесь компании-разработчики проявляют себя с самой лучшей стороны (сделаем маленькую оговорку: серьезные компании-разработчики): сервисные службы готовы не только часами давать консультации по телефону, но и при необходимости выехать к клиенту для установки и первичной настройки системы (снова оговорка: выезд чаще всего осуществляется за счет клиента).

5. Возможность адаптации системы под потребности компании

Возможность интеграции системы с действующим на предприятии ПО - одно из ключевых требований крупной организации к системе учета рабочего времени. Для больших компаний внесение в систему рабочего регламента для каждого сотрудника вручную стало бы серьезной проблемой. Им жизненно необходима возможность интегрировать программу, например, с системой 1С, которую использует компания, и автоматически перенести данные о регламенте и структуре сотрудников в базу программы контроля рабочего времени. Кроме того, интеграция программы учета рабочего времени с другими системами, например, предоставление данных для расчета KPI, также очень важна.

Такие возможности предусмотрены в Yaware (в несколько ограниченном формате) и CrocoTime.

Отдельно в нашем чек-листе нужно отметить возможность корректного представления системы контроля персоналу. Традиционные программы-шпионы, как правило, вызывают резко негативную реакцию у работников, снижают мотивацию в коллективе и эффективность работы. Для многих компаний внедрение такой системы может обернуться неприятными последствиями. Но есть и другой выход.

Сегодня некоторые системы мониторинга рабочего времени перешли на качественно новый уровень: они не только “шпионят” за сотрудниками и служат системой “наказания провинившихся”. Напротив, такие программы позволяют увидеть реальную загрузку сотрудников и оптимизировать ее, оценить эффективность использования работником своего времени и усовершенствовать систему мотивации и премирования. Именно на такие системы нужно делать ставку в ближайшем будущем.